OLVG over het zorgcoachtraject
OLVG is hét stadsziekenhuis van Amsterdam, met locaties in Oost en West. Het OLVG is aangesloten bij de Santeon-groep, een samenwerkingsverband van 7 toonaangevende topklinische ziekenhuizen. OLVG is sinds 2021 onderdeel van onze klantfamilie, met als eerste project het CLB Verpleegoproepsysteem voor locatie West en nu ook in Oost. In dit klantverhaal vertellen Carolien Vinkesteyn, manager OLVG, en Mitchel Fijneman, Zorgcoach bij CLB, over de samenwerking, het zorgcoachtraject en de ervaringen op de werkvloer.
Een vernieuwd Verpleegoproepsysteem
Het oude Verpleegoproepsysteem (VOS) was dringend aan vervanging toe en stond in OLVG West op het punt van ‘omvallen’. OLVG heeft daarom eerst bekeken waar de druk het hoogst was en hoe zij deze vernieuwing zo optimaal mogelijk konden organiseren. Na een gedegen selectieprocedure is CLB gekozen als partner voor het VOS.
Inzet van de Zorgcoach
Maar dit project gaat niet alleen over het vervangen van het VOS. De belangrijkste stap begint namelijk pas tijdens en na de implementatie: ervoor zorgen dat de nieuwe zorgoplossing volledig aansluit én blijft aansluiten. Om deze reden heeft de Zorgcoach, in samenwerking met OLVG, het traject vanaf dag één begeleid, zodat
de zorgoplossing zo effectief mogelijk wordt ingezet, afgestemd op de wensen en behoeften van de werkvloer. Mitchel, de Zorgcoach, vertelt: “Voor een succesvolle implementatie is het belangrijk dat je in een projectgroep, vanuit beide kanten, iemand hebt die de zorg kan vertegenwoordigen.’ Carolien voegt toe: ‘Daarnaast is het van essentieel belang dat je de zorg en de patiëntveiligheid op de eerste plaats zet.“
“Ik ben enorm blij met Mitchel. Als Zorgcoach maar ook om wie hij is: Laagdrempelig, geen vraag is hem te gek en hij is altijd bereid om te helpen.’’ Carolien Vinkesteyn, OLVG
Het zorgcoachtraject
Omdat iedere zorgorganisatie haar eigen processen hanteert, werkt de Zorgcoach altijd in fases: analyseren, adviseren, implementeren, evalueren en optimaliseren. Echter, eerst wordt er gekeken naar de huidige situatie en kaders waarbinnen de Zorgcoach aan de slag gaat.
1. Analyse
Vanwege de omvang en de diversiteit aan zorgdisciplines van OLVG West was een uitgebreide analyse op de werkvloer noodzakelijk. Een essentiële stap om goed in te kunnen spelen op de wensen en behoeften. Mitchel, de Zorgcoach, vertelt: “De opdracht vanuit de projectgroep was: hou alles “as it is”. Echter, tijdens de analyse kwamen tot de conclusie dat onze software veel functionaliteiten heeft die een hoop gebruikersproblemen zouden kunnen oplossen. Als je dan alleen het systeem “as it is” vervangt, verander je eigenlijk alleen het uiterlijk, terwijl de ontevredenheid blijft bestaan.“
2. Advies
Met een goed beeld van de huidige situatie heeft de Zorgcoach een passend advies gepresenteerd aan het projectteam, met de focus op de optimale inrichting, samenstelling, implementatie en het gebruik van de Zorgoplossing van OLVG. Mitchel, de Zorgcoach, zegt hierover: “In het advies hebben wij benadrukt dat het een gemiste kans zou zijn als je geen gebruik maakt van de functionele mogelijkheden die het gebruik op de werkvloer verbeteren. Na grondig overleg hebben we samen met OLVG besloten om deze extra stap te zetten.“
Flexibel toewijzen
De grootste winst werd behaald in het toewijzen en prioriteren van oproepen. Het is namelijk niet nodig voor verpleegkundigen om alle oproepen te ontvangen. Door de grote hoeveelheid irrelevante oproepen werden oproepen waar wél actie op vereist was vaak gemist. Nu wordt een alarm altijd eerst naar de eerste verpleegkundige gestuurd die is toegewezen aan de desbetreffende patiënt. Als er geen reactie komt of als de oproep wordt geweigerd, wordt deze doorgestuurd naar hun buddy. Afhankelijk van het zorgproces op de afdeling, wordt de oproep geëscaleerd naar alle ingelogde toestellen op de afdeling. Mitchel, de Zorgcoach, zegt hierover: “In de data zien we dat er nu minder irrelevante alarmen binnenkomen. Voorheen kwamen alle oproepen direct binnen bij een groep of liepen verpleegkundigen rond met twee toestellen op zak. Daarnaast heeft dit gezorgd voor meer rust en overzicht op de afdeling.”
Service- en assistentieoproep
De tweede winst werd behaald door het efficiënter inzetten van het VOS. Carolien vertelt: “Een vast gezicht is belangrijk om je als patiënt prettig en veilig te voelen, zoals op onze kraamafdeling.” Door de inzet van de serviceoproep wordt een verzoek voor bijvoorbeeld een glaasje water direct doorgestuurd naar de hospitality. Persoonsgerichte zorg wordt mogelijk gemaakt door het toewijzen van twee verantwoordelijken per patiënt op de kraamafdeling. Zonder deze toewijzing zouden deze oproepen bij alle verpleegkundigen binnenkomen. Daarnaast maakte het OLVG alleen gebruik van een verpleeg- en noodoproep. Carolien zegt hierover: “De noodoproep werd regelmatig per ongeluk door patiënten ingedrukt. Dit leidde tot veel ongewenste meldingen, wat resulteerde in een vertraagde reactie op echte noodoproepen.” Door het maken van een onderscheid in escalatie en het toevoegen van een extra knop, hebben we dit probleem opgelost. Nu kan de zorg zowel een assistentieoproep (extra hulp) als een noodoproep maken. Dit heeft geleid tot meer rust op de afdeling. Ook is de reactietijd op noodoproepen verbeterd, omdat zij nu zekerheid hebben dat er actie nodig is.
3. Functionele inrichting en implementatie
De functionele inrichting van het advies is een cruciale fase, omdat hier wordt bekeken of deze overeenkomt met de verwachtingen. Om die reden is de Zorgcoach begonnen met het creëren van draagvlak. Wat blijft hetzelfde en wat gaat er veranderen? En vooral, hoe gaat de nieuwe zorgoplossing de eindgebruiker ontzorgen? Vooral de ingebruikname is een belangrijke en vaak spannende dag. Uit ervaring weten we dat echt “doen” ook echt “leren” is. Daarom is het zo belangrijk dat de Zorgcoach in deze fase de eindgebruikers op de werkvloer ondersteunt.
4. Evaluatie en optimalisatie
Dit voorbeeld laat opnieuw zien hoe belangrijk de implementatiefase is binnen een project met nieuwe zorgtechnologie. Het is veel meer dan alleen het opleveren van een goed werkend systeem. Ook na deze fase moet de zorgoplossing blijven voldoen aan de groeiende en/of veranderende behoeften. Daarom is er na de gewenningsfase een data-analyse uitgevoerd om, waar nodig, bijsturing te geven. Carolien zegt hierover: “Wat we hebben geleerd is dat het succes afhangt van de kracht van herhaling. Daarom is het des te belangrijker dat we in de toekomst de Zorgcoach regelmatig blijven inzetten.” Samen kijken we terug op een succesvolle samenwerking en gaan we aan de slag met nazorg op de werkvloer. Carolien vult aan: “Het succes van onze samenwerking is te danken aan onze open en duidelijke communicatie, zelfs wanneer dingen minder goed verliepen. Dat zorgt ervoor dat je weet wat je aan elkaar hebt.”
“De Zorgcoach vormt een essentieel puzzelstuk in het implementatieproces.” Carolien Vinkesteyn, OLVG
Voorbereid op de toekomst
Naast de behoeften van vandaag is het belangrijk dat het systeem is voorbereid op de toekomst. Carolien zegt hierover: “We hebben vanaf het begin gekeken naar wat er zowel op korte als lange termijn nodig is. Er is een wens om het systeem uit te breiden op medisch gebied. Dit is noodzakelijk omdat wij veel gebruik maken van medische apparatuur. We zijn blij dat we met CLB voorbereid zijn op de toekomst.”