Implementatie en adoptie van zorgtechnologie
Zet je (eind)gebruikers op nummer 1
Met de implementatie van zorgtechnologie verandert er veel. De verandering is vaak ingrijpend, en het proces vormt een uitdaging. GUPTA Strategists (2022) stelt in haar onderzoeksrapport Uitweg uit de schaarste, uitgevoerd in opdracht van FME, dat Nederland kampt met een implementatieprobleem.
“We zien dat het aantal zorgorganisaties dat technologie gebruikt gestaag groeit, maar dat er nog een grote groep achterblijvers is. Er zijn allerlei oplossingen beschikbaar die de druk op zorgpersoneel verlichten, maar het lukt slechts beperkt om deze succesvol in de praktijk te brengen. Bijvoorbeeld omdat het zorgproces niet goed wordt aangepast en personeel niet anders wordt ingezet. Vaak is sprake van een incrementeel veranderproces. De oorzaak ligt voornamelijk in het beperkte gevoel van urgentie, het niet durven nemen van risico’s en een gebrek aan kennis en daarmee vertrouwen in zorgtechnologie op alle niveaus, alsook in beperkte investeringsruimte en schaalgrootte.”
Hierbij is de adoptie – oftewel het ‘omarmen en eigen maken’ – het belangrijkste onderdeel binnen het implementatieproces. Voor zorgverleners (eindgebruikers) vormt dit de grootste uitdaging. Er verandert namelijk veel in de manier van werken. In de praktijk merken we vaak enige weerstand bij de introductie van zorgtechnologie. Deze weerstand komt voort uit de angst dat zorgtechnologie de menselijke kant van de zorg zou vervangen of verminderen. Het tegenovergestelde is echter waar.
Onze zorgoplossingen zijn juist bedoeld om zorgverleners te ondersteunen en zo de werkdruk te verlagen. Hierdoor ontstaat er meer tijd en ruimte voor de menselijke kant: het bieden van de best mogelijke zorg op alle vlakken.
Technologie is slechts 10% van het innovatieproces
De uitdaging van nieuwe zorgtechnologie zit niet in de technologie zelf. Technologie is namelijk slechts 10% van het innovatieproces. De overige 90% draait om de juiste adoptie en acceptatie bij implementatie. Besteed je hier niet genoeg aandacht aan, dan blijven de voordelen uit. Het gevolg? Een toename van werkdruk, ontevredenheid en mogelijk onveilige situaties op de werkvloer.
Bij CLB besteden we daarom veel tijd en aandacht aan een goede implementatie. Pas wanneer alle (eind)gebruikers de nieuwe zorgoplossing omarmen, beschouwen wij de implementatie als succesvol. Op de volgende pagina bespreken we de belangrijkste handvatten voor een succesvolle adoptie. Dit werkt echter alleen in goede samenwerking met alle belanghebbenden, waaronder de zorgorganisatie, zorgverleners en CLB.
Wil je weten hoe jouw zorgorganisatie de genoemde uitdagingen kan overwinnen? Klik hier om het GUPTA-rapport te lezen.
8 Handvatten voor succesvolle adoptie
1. Kijk verder dan de technologie
Zoals eerder gesteld, is technologie slechts 10% van het innovatieproces. Succesvolle implementatie gaat verder dan enkel het invoeren, integreren en beheren van zorgtechnologie. Natuurlijk begint alles met een goed functionerend systeem, maar de echte toegevoegde waarde zit in de juiste ondersteuning van het zorgproces. Wordt deze toegevoegde waarde niet ervaren, dan kan dit leiden tot ontevredenheid op de werkvloer.
2. Neem zorgverleners vanaf het begin mee
Om bewustwording, begrip en draagvlak te creëren, is het essentieel om (eind)gebruikers vanaf het begin te betrekken. Door hen actief mee te nemen in het proces, kunnen de juiste behoeften in kaart worden gebracht. Een tijdsinvestering aan de voorkant bespaart uiteindelijk tijd, kosten en middelen. Bovendien zorgt betrokkenheid voor intrinsieke motivatie om met de nieuwe zorgtechnologie aan de slag te gaan.
3. Achterhaal de zorgvraag achter de vraag
De échte bijdrage van zorgtechnologie komt pas tot zijn recht als “de vraag achter de zorgvraag” wordt beantwoord. Wat heeft een zorgverlener nodig om een bepaalde cliënt, patiënt of bewoner goed te ondersteunen? Wat is het gedrag, de situatie en de context? Met deze antwoorden kan een zorgoplossing optimaal worden samengesteld.
4. Trainen, trainen en nog eens trainen
Om de adoptiegraad van zorgoplossingen te verhogen, is training essentieel. Leren moet effectief, leuk en toegankelijk zijn. Binnen de zorg werken professionals met verschillende specialismen en niveaus, dus bieden wij diverse trainingen aan. In de praktijk wordt hier echter niet altijd voldoende tijd voor vrijgemaakt. Trainingen worden vaak ‘even tussendoor’ gedaan, terwijl het juist cruciaal is om hier tijd en mentale ruimte voor te reserveren. Nieuwe collega’s moeten hun kennis kunnen testen, uitbreiden en opfrissen om optimaal met zorgtechnologie te kunnen werken.
5. E-learning op gebruikersniveau
Een effectieve manier om kennis structureel te borgen, is via de CLB Academy. In deze online leeromgeving kunnen zorgverleners modules volgen op hun eigen niveau, tempo en moment. Dit is vooral waardevol bij (hoog) personeelverloop en voor tijdelijke krachten, die vaak weinig tijd hebben om nieuwe werkprocessen eigen te maken.
6. Begeleiding en coaching op de werkvloer
Naast verschillende trainingsmethoden bieden wij ondersteuning via onze Zorgcoaches. Dit zijn functionele consultants met uitgebreide zorgervaring, die zorgverleners begeleiden bij de implementatie en het gebruik van zorgoplossingen. Zorgcoaches gaan in gesprek met eindgebruikers, voeren data-analyses uit en vertalen deze naar de best passende oplossing. Dit gebeurt zowel bij ingebruikname als bij regulier gebruik, updates en upgrades.
7. Creëer een proeftuin
Door een demo-omgeving van nieuwe zorgtechnologie te faciliteren, kunnen zorgverleners in een veilige setting spelenderwijs en zonder risico leren. Dit verhoogt het zelfvertrouwen en zorgt ervoor dat ze zich comfortabel voelen met de technologie voordat deze in de praktijk wordt ingezet.
8. Monitoren, evalueren en bijsturen
De adoptie van zorgtechnologie stopt niet bij ingebruikname. Het is een doorlopend veranderproces. Structurele monitoring en evaluatie zijn essentieel om ervoor te zorgen dat de technologie blijft aansluiten op het zorgproces en dat alle betrokkenen op één lijn blijven. Dit voorkomt dat motivatie en tevredenheid op de werkvloer afnemen.
Conclusie
Verandering voer je niet zomaar even door, zeker niet in een sector met hoge werkdruk zoals de zorg. Innovatie is een continu leerproces. De voordelen van zorgtechnologie worden pas écht zichtbaar als alle genoemde stappen volledig en in samenwerking met alle belanghebbenden worden doorlopen.
Dus: betrek iedereen vanaf de start, besteed veel tijd aan training, maak het interactief en leuk, en zorg dat de toegevoegde waarde van zorgtechnologie in alle lagen van de organisatie wordt ervaren – nu en in de toekomst.
Wil je weten hoe wij jouw zorgorganisatie kunnen ondersteunen bij een succesvolle adoptie? Klik hier om in contact te komen!